Guardanapos para feiras e congressos: quantos levar?

Novembro 5, 2026 · Juanjo

Segundo dia de feira, onze da manhã. O café do stand continua a sair, e os guardanapos com o logótipo acabaram. Sobram os brancos do pavilhão. Na feira seguinte, a equipa jura que não volta a acontecer. Leva o dobro e regressa com caixas por abrir, com a data do evento impressa. Os dois erros vêm da mesma conta mal feita. Este guia de guardanapos para feiras e congressos mostra como fazê-la, passo a passo, com números de referência. E mostra o detalhe do design que torna as sobras aproveitáveis. Serve para quem gere um stand e para quem organiza um congresso.

Para que servem os guardanapos para feiras e congressos?

Servem para pôr a marca na mão de quem já parou. Num stand, o guardanapo acompanha o café, o copo ou a prova. Num congresso, acompanha o coffee break e o almoço. A Napki imprime desde 20 unidades, com design incluído e entrega em 10 dias úteis.

Um visitante recebe folhetos que nem sempre lê. O guardanapo tem um uso imediato, e isso muda a atenção que recebe. Fica na mão durante um café inteiro. Muitas vezes, fica ao lado do interlocutor durante a conversa com o seu comercial.

Três situações pedem soluções diferentes:

Stand numa feira. Oferta de café ou prova. Volume incerto, espaço de arrumação curto.
Congresso organizado por si. Coffee breaks e refeições com número de inscritos conhecido.
Patrocínio de um coffee break. A sua marca no guardanapo de todos, durante aquele intervalo.

Confirme sempre com a organização o que é permitido. Em patrocínios e em espaços com catering exclusivo, as regras variam.

Como calcular quantos guardanapos levar para o stand?

Multiplique os visitantes servidos por dia pelos dias de feira e por 1,5. A referência do cocktail em pé é de 2 a 3 guardanapos por convidado, em 1 a 2 horas. Um café rápido no stand gasta menos. Esse 1,5 é uma estimativa nossa, a ajustar com a sua experiência.

O passo mais importante é o primeiro número. Não use os visitantes da feira inteira, que são de todos os stands. Use quem vai realmente servir.

Veja a capacidade de serviço. Uma máquina de café e uma pessoa servem um número limitado por hora.
Multiplique pelas horas de feira. Depois, tire os períodos mortos.
Compare com a feira anterior. Se contou cápsulas ou copos, tem o melhor dado possível.
Aplique os guardanapos por serviço. Conte 1,5 para café e mais para provas de comida.
Junte uma margem. Prefira que sobre, desde que o design permita reaproveitar.

Exemplo: stand com café, feira de 3 dias

Imagine um stand que serve 25 cafés por hora, 8 horas por dia, em 3 dias. Nem todas as horas são cheias, por isso conta com 70 % do máximo.

Cafés por dia: 25 × 8 × 0,7 = 140 cafés.
Cafés na feira: 140 × 3 = 420 cafés.
Guardanapos: 420 × 1,5 = 630 guardanapos 20×20 cocktail.
Encomenda: 700 unidades, com margem para o dia mais forte.
Impressão: Deluxe a 1 tinta, com um único cliché.

Os números são ilustrativos. Troque-os pelos seus antes de encomendar.

Exemplo: congresso de 2 dias com 300 inscritos

Num congresso, o número é mais fácil, porque há inscrições. Conte com dois coffee breaks por dia e um almoço de pé.

Coffee breaks: 300 × 1 × 2 pausas × 2 dias = 1.200 guardanapos 24×24.
Almoço em buffet: 300 × 2 × 2 dias = 1.200 guardanapos 33×33.
Total: 2.400 guardanapos em dois formatos, num só envio.

Que formato escolher para um stand ou um coffee break?

O 20×20 cocktail para o stand, porque ocupa pouco e serve o café e a prova. O 24×24 para o coffee break. O 33×33 ou o Canguru para refeições. O guia de tamanhos de guardanapos tem as medidas todas.

Momento	Formato	Aberto / dobrado	Papéis disponíveis
Café ou prova no stand	20×20 cocktail	20×20 cm / 10×10 cm	2 folhas, 3 folhas, Duplo Ponto, Airlaid
Coffee break	24×24	24×24 cm / 12×12 cm	2 folhas, 3 folhas
Almoço de pé	30×30	30×30 cm / 15×15 cm	2 folhas, 3 folhas
Almoço ou jantar à mesa	33×33	33×33 cm / 16,5×16,5 cm	2 folhas, 3 folhas, Duplo Ponto
Buffet com talheres	Canguru	40×40 cm / 10×20 cm, com bolso	Duplo Ponto, Airlaid

Um aviso sobre o “20×20”, que tem dois sentidos. O 20×20 cocktail mede 20×20 cm aberto. O 40×40 de mesa fica em 20×20 cm só depois de dobrado. Para um stand, quer o primeiro.

Num buffet de congresso, o Canguru tem uma vantagem prática: os talheres vão dentro do guardanapo. O congressista leva tudo numa mão e o prato na outra. O guia de guardanapos para catering dá mais detalhes para falar com a empresa de catering.

Deluxe ou Quadricromia para um evento profissional?

Para um logótipo simples em volume, o Deluxe. Para um design com muitas cores ou uma tiragem curta, a Quadricromia. A primeira pede um mínimo de 100 unidades e cliché. A segunda começa em 20 unidades, sem cliché, mas imprime só sobre guardanapo branco.

Situação	Guardanapo	Impressão	Mínimo
Logótipo a uma cor, várias feiras por ano	branco	Deluxe 1 tinta	100
Logótipo branco sobre guardanapo preto	de cor	Deluxe 1 tinta	100
Logótipo a duas cores	branco ou de cor	Deluxe 2 tintas	100
Imagem do produto ou cartaz do congresso	branco	Quadricromia	20
Reunião privada no stand	branco	Quadricromia	20

O cliché custa 42,69 € por tinta. Paga-se uma vez por design e fica para as encomendas seguintes. Para uma empresa que vai a várias feiras por ano, isto conta. Mais sobre as duas técnicas em guardanapos Deluxe e guardanapos a cores.

Em tiragens curtas, leia também o guia sobre a encomenda mínima de guardanapos personalizados.

Vai levar o guardanapo à próxima reunião de marketing? Peça a amostra gratuita: 5 guardanapos em acabamentos diferentes e um guia de formatos, em 48-72 horas. Os guardanapos são gratuitos; só paga os portes.

Que design torna as sobras aproveitáveis?

Um design sem data e sem nome de feira. Com o logótipo e o site, o guardanapo que sobra hoje serve no evento seguinte ou numa reunião. Com “Feira X 2026” impresso, as sobras perdem utilidade no dia em que a feira fecha.

Ideias que costumam funcionar num ambiente profissional:

Logótipo e endereço do site. Quem quiser saber mais tem o caminho à frente.
Número do stand. Só numa tiragem curta, feita para aquela feira.
Uma frase curta da marca. Uma linha, em letra legível.
Um código QR. Teste a leitura numa amostra impressa, antes de produzir.
O logótipo num canto. O guardanapo dobrado em cruz mostra só esse canto.

Um pormenor sobre o QR. Um código que lê bem no ecrã ainda não foi testado em guardanapo. Valide a leitura com um telemóvel, sobre papel. Uma amostra com o seu design específico é feita sob orçamento, em geral 30-50 €, descontados na primeira encomenda.

Quando encomendar para chegar à feira a tempo?

Pelo menos três semanas antes do transporte para o stand. A produção standard leva 10 dias úteis após a aprovação da maqueta, cerca de duas semanas. A primeira maqueta chega em 24 horas, com até 2 rondas de revisões.

Se a data da feira é conhecida há meses, aproveite. Prazos de 15, 20 ou 30 dias úteis têm 5 %, 10 % ou 15 % de desconto. Uma feira raramente muda de data, por isso costuma ser fácil cumpri-los.

A entrega também pede atenção. Os recintos de feiras têm janelas de montagem e regras de acesso próprias. Confirme a morada e o horário com a organização antes de indicar o local de entrega. Em caso de dúvida, receba na empresa e leve com o resto do material.

O envio custa 50 € por volume, mais IVA, por isso compensa juntar formatos e feiras na mesma encomenda. Empresas da UE com NIF-IVA válido podem faturar com IVA intracomunitário.

Faltam dias para a feira? A produção expresso entrega em 72 a 96 horas. O produto custa mais 50 % e o envio passa para 100 € por volume, mais IVA. Os clichés não têm agravamento, e a equipa confirma a data em cada caso.

Erros a evitar numa feira ou num congresso

Calcular pelos visitantes da feira. Quem conta é quem o seu stand consegue servir.
Imprimir a data sem necessidade. As sobras deixam de servir para o evento seguinte.
Esquecer o espaço de arrumação. Num stand pequeno, leve o stock por dia e guarde o resto.
Pedir a cor da marca em Quadricromia sobre papel de cor. Só funciona sobre branco.
Encomendar sem confirmar a entrega. Sem janela de acesso, a caixa pode ficar à porta do pavilhão.

Perguntas frequentes

Qual é a quantidade mínima para uma feira?

São 20 unidades em Quadricromia, sobre guardanapo branco. Em Deluxe, a 1 ou 2 tintas, são 100 unidades.

Quantos guardanapos preciso para um stand?

Conte os serviços por dia, multiplique pelos dias de feira e por 1,5. Depois, junte uma margem para o dia mais forte.

Podem entregar diretamente no recinto da feira?

A entrega pode ser feita no local do evento. Confirme antes as regras de acesso e o horário com a organização.

O cliché fica para a próxima feira?

Sim. Paga-se uma vez por design, a 42,69 € por tinta. As encomendas seguintes do mesmo design reutilizam-no sem custo.

Posso imprimir um código QR?

Pode pedir esse design à equipa. Valide a leitura numa amostra com o seu design antes de produzir.

Quanto tempo demora a encomenda?

São 10 dias úteis após a aprovação da maqueta. A produção expresso entrega em 72 a 96 horas, com agravamento.

O design está incluído?

Sim. A equipa prepara o ficheiro e envia a primeira maqueta em 24 horas, com até 2 rondas de revisões.

Faça a conta antes da próxima feira

Os guardanapos para feiras e congressos rendem quando a quantidade bate certo e o design sobrevive. Comece pelo papel: peça a amostra gratuita, que chega em 48-72 horas, e veja o que aguenta um café na mão. Depois, abra a calculadora do site e veja o preço indicativo do seu volume em 30 segundos. Prefere falar com alguém? Envie o logótipo por WhatsApp para o +34 650 50 43 39, com os dias de feira e os cafés previstos. A primeira maqueta chega em 24 horas, com o design incluído. E, sem data impressa, o que sobrar segue para o evento seguinte.